(1) Accesul la Observatorul copilului se face prin nume de utilizator și parolă. Fiecare utilizator al Observatorului copilului are anumite drepturi privind introducerea, modificarea și vizualizarea datelor din baza de date. Păstrarea și actualizarea listei utilizatorilor, precum și acordarea drepturilor utilizatorilor Observatorului copilului privind operarea în baza de date sunt realizate de către ANPDCA.
(2) Orice modificare sau adăugare în baza de date este înregistrată automat, indicându-se utilizatorul, data și ora la care aceasta a fost operată.
(3) Pe baza datelor conținute în Observatorul copilului, ANPDCA, direcția generală de asistență socială și protecția copilului și serviciile publice de asistență socială de la nivelul comunelor, orașelor și municipiilor pot întocmi situații și rapoarte care vor fi stocate în forma în care au fost realizate, fără a exista posibilitatea modificării lor ulterioare.
(4) Pentru siguranța și păstrarea datelor din Observatorul copilului vor fi realizate periodic copii ale acestora pe medii de stocare securizate cu parolă de acces.