(1) Operatorul sau persoana împuternicită de către operator este obligat/obligată să înregistreze, în cadrul sistemelor de prelucrare automată, toate operațiunile de prelucrare a datelor cu caracter personal.
(2) Înregistrările prevăzute la alin. (1) trebuie să conțină cel puțin următoarele informații:
a) tipul operațiunii de prelucrare;
b) codul de identificare a utilizatorului și a stației de lucru folosite;
c) numele fișierului accesat;
d) numărul operațiunilor de prelucrare efectuate;
e) codul operației executate sau programul folosit;
f) data accesului - an, lună, zi, cu precizarea inclusiv a orei și minutului la care a fost efectuată prelucrarea.
(3) În cazul operațiunilor de prelucrare sub forma consultării sau divulgării este obligatorie înregistrarea motivului prelucrării care trebuie să permită identificarea documentului/situației concrete care a stat la bază și a justificat prelucrarea datelor cu caracter personal și, după caz, a destinatarilor datelor cu caracter personal.
(4) Înregistrările prevăzute la alin. (1) pot fi utilizate doar în următoarele situații:
a) verificarea legalității prelucrării;
b) monitorizare proprie realizată de către operator sau, după caz, de către persoana împuternicită de către operator;
c) asigurarea integrității și a securității datelor cu caracter personal;
d) în cadrul unor proceduri penale, în condițiile și cu restricțiile impuse de lege.
(5) Responsabilul cu protecția datelor cu caracter personal, în realizarea atribuțiilor sale, are acces la înregistrările prevăzute la alin. (1) .
(6) Înregistrările prevăzute la alin. (1) se pun la dispoziția autorității de supraveghere, la cererea acesteia.