(1) În situația în care dosarul este incomplet ori soluționarea acestuia necesită aplicarea unei alte proceduri, precum și în situația prevăzută la art. 41⁸ , serviciul public comunitar local de evidență a persoanelor sau, după caz, primăria unității administrativ-teritoriale care a primit cererea privind schimbarea numelui de familie și/sau prenumelui comunică în scris motivele pentru care cererea nu poate fi admisă.
(2) Dacă cererea este motivată prin unul dintre cazurile prevăzute la art. 41¹ alin. (2) și (3) , serviciul public comunitar local de evidență a persoanelor sau, după caz, primăria unității administrativ-teritoriale întocmește un referat, semnat de șeful serviciului public comunitar local de evidență a persoanelor/ ofițerul de stare civilă, care cuprinde date referitoare la statutul civil al persoanei, proveniența numelui actual și a celui solicitat, rezultatul verificărilor efectuate în Registrul național de evidență a persoanelor, precum și propuneri asupra oportunității aprobării sau respingerii cererii.
(3) În cazul în care solicitantul are statut de apatrid, serviciul public comunitar local de evidență a persoanelor sau, după caz, primăria unității administrativ-teritoriale solicită verificări în evidențele Centrului de Cooperare Polițienească Internațională din cadrul Inspectoratului General al Poliției Române, denumit în continuare CCPI.
(4) În situația prevăzută la alin. (3) , CCPI verifică în evidențele proprii dacă există informații cu privire la faptul că solicitantul face obiectul vreunei investigații de natura celor aflate în competențele sale. În cazul în care solicitantul face obiectul unei astfel de investigații, CCPI informează, utilizând canalele corespunzătoare, autoritatea străină competentă cu privire la conținutul cererii solicitantului.
(5) CCPI informează în scris serviciul public comunitar local de evidență a persoanelor sau, după caz, primăria unității administrativ-teritoriale cu privire la faptul că au fost realizate verificările necesare, fără a comunica și rezultatul acestora, cu excepția existenței unei informații referitoare la una dintre situațiile prevăzute la art. 41⁸ .
(6) Serviciul public comunitar local de evidență a persoanelor sau, după caz, primăria unității administrativ-teritoriale nu va soluționa cererea în lipsa confirmării verificării prevăzute la alin. (5) .