(1) Administratorul are în structura sa organizatorica o direcție de audit intern și o direcție distinctă responsabilă cu analiza oportunităților investiționale și plasarea activelor în conformitate cu strategia stabilită de consiliul de administrație.
(2) Administratorul este obligat să păstreze documentele și evidențele referitoare la fondurile de pensii, în conformitate cu prevederile legale privind arhivarea și cu normele A.S.F..
(3) Administratorul trebuie să ia toate măsurile necesare astfel încât să se asigure că situațiile de conflict de interese sunt identificate și gestionate astfel încât interesele fondului de pensii să nu fie afectate.
(4) În vederea identificării tipurilor de conflict de interese care pot apărea în cursul activității de administrare a portofoliului fondului de pensii administrat privat și/sau a serviciilor conexe și a căror existență ar putea prejudicia interesele acestuia, administratorul va lua în considerare, în baza criteriilor minime stabilite prin reglementările A.S.F., precum și a celor stabilite la nivelul societății, dacă o persoană relevantă sau o persoană legată de aceasta în mod direct ori indirect se află în oricare dintre următoarele situații:
a) administratorul sau acea persoană ar putea obține un câștig financiar ori ar putea evita o pierdere financiară pe seama fondului;
b) administratorul sau acea persoană ar putea beneficia de un stimulent financiar sau de altă natură pentru a favoriza o terță parte pe seama fondului.
(5) Administratorul trebuie să dispună măsurile și procedurile necesare pentru a se asigura că sunt respectate:
a) cerința ca personalul direcției de investiții care efectuează activități de analiză și alte persoane relevante să nu se implice în tranzacții personale sau să procedeze la influențarea ori determinarea oricăror persoane de a proceda la efectuarea de tranzacții cu instrumentele financiare supuse analizei sau cu orice instrumente financiare legate de acestea, înainte ca rezultatele acesteia să fie utilizate de fondul de pensii;
b) cerința ca tranzacțiile personale identificate la nivelul administratorului să fie evidențiate într-un registru conform procedurilor interne ale administratorului;
c) prevederile privind interdicțiile impuse administratorului cu privire la investițiile fondului de pensii administrat privat.
(6) Procedurile administratorului întocmite în vederea aplicării dispozițiilor alin. (5) lit. b) trebuie să fie concepute astfel încât să asigure în mod distinct următoarele:
a) fiecare persoană relevantă trebuie să cunoască restricțiile cu privire la tranzacțiile personale, precum și măsurile stabilite de către administrator cu privire la acestea;
b) administratorul trebuie să fie informat de îndată cu privire la orice tranzacție personală aprobată la care participă o persoană relevantă.
(7) Administratorului, personalului cu atribuții de analiză financiară și persoanelor relevante implicate în analiza investițiilor le este interzis să accepte orice fel de avantaje materiale sau de altă natură de la persoanele având un interes material legat de respectiva investiție.