(1) Autoritățile competente prevăzute la art. 3 alin. (1) și (3) și Oficiul întocmesc și păstrează registre cu solicitările de informații prevăzute de prezenta ordonanță.
(2) Registrele prevăzute la alin. (1) conțin cel puțin următoarele elemente:
a) denumirea și datele de contact ale autorității, numele și datele de contact ale personalului din cadrul acesteia care formulează solicitarea de informații și, pe cât posibil, ale destinatarului rezultatelor accesării sau consultării;
b) numărul dosarului cu privire la care sunt solicitate informațiile;
c) obiectul solicitărilor;
d) orice măsuri de executare a acestor solicitări.
(3) Registrele prevăzute la alin. (1) se păstrează în format letric sau electronic.
(4) Registrele prevăzute la alin. (1) se păstrează pentru o perioadă de 5 ani de la data întocmirii și sunt utilizate exclusiv în scopul verificării legalității prelucrării datelor cu caracter personal, cu excepția situațiilor în care sunt utilizate în cadrul unei proceduri judiciare, caz în care acestea urmează regimul probelor.
(5) Autoritățile prevăzute la art. 3 alin. (1) și (3) pun la dispoziția Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, la cerere, registrele prevăzute la alin. (1) .