(1) Începând cu data de 1 iunie 2020, autoritățile de management, organismele intermediare și beneficiarii proiectelor cu finanțare din fonduri europene structurale și de investiții ale Programului operațional Infrastructură mare, Programului operațional Capital uman, Programului operațional Competitivitate, Programului operațional regional, Programului operațional Capacitate administrativă, Programului operațional Pescuit și afaceri maritime, Programului operațional Asistență tehnică, precum și Autoritatea de management și beneficiarii proiectelor cu finanțare din Programul operațional Ajutorarea persoanelor dezavantajate sunt obligate să emită, să primească și să prelucreze documentele aferente apelurilor de proiecte, contractelor de finanțare/ordinelor/deciziilor de finanțare, actelor adiționale la acestea, cererilor de rambursare, cererilor de prefinanțare, cererilor de plată, dosarele achizițiilor publice, rapoartelor de progres, precum și alte categorii de documente care stau la baza implementării proiectelor numai prin intermediul sistemului informatic SMIS2014+/MySMIS2014.
(2) Emiterea, transmiterea și prelucrarea documentelor în format letric sunt permise numai pentru circuitul intern al acestora și numai pentru situațiile în care există obligativitatea legală a arhivării acestora în format letric. Autoritățile de management, organismele intermediare și beneficiarii proiectelor cu finanțare din fonduri europene structurale și de investiții ale programelor prevăzute la alin. (1) vor asigura această arhivare prin și la nivelul structurilor interne specifice. Pentru toate celelalte situații, emiterea, prelucrarea și transmiterea documentelor din cadrul circuitului intern de la nivelul fiecărei/fiecărui instituții/beneficiar se vor face în format electronic și urmând pașii și fluxul de proces pe care fiecare instituție/beneficiar îl va întocmi și aproba prin procedură internă.
(3) Începând cu data de 1 iunie 2020, corespondența între autoritățile de management, organismele intermediare și beneficiari se va derula numai în format electronic, fiecare dintre părți fiind obligată să își organizeze Registrul de evidență electronică a corespondenței, denumit în continuare R.E.E.C., dar și organizarea electronică a arhivei pentru acestea a acestor documente.
(4) Se consideră corespondență între părți: e-mailuri, notificări prin intermediul sistemului SMIS2014+/MySMIS2014, solicitări de clarificări/răspunsuri la clarificări, precum și orice alte documente electronice care sunt necesare în derularea proiectelor.