Crearea arhivei electronice

Azi

Legea 135/2007 · 5 articole

Articolul 7

Primirea unui document electronic în arhiva electronică este condiționată de îndeplinirea următoarelor cerințe:

a) semnarea documentelor în formă electronică cu semnătură electronică calificată sau semnătură electronică avansată aparținând titularului dreptului de dispoziție asupra documentului, denumită în continuare semnătură electronică;

b) valabilitatea semnăturii electronice a titularului dreptului de dispoziție asupra documentului;

c) depunerea cheii de criptare și decriptare pentru documentele criptate care cad sub incidența Legii nr. 16/1996 , cu modificările și completările ulterioare;

d) transmiterea informațiilor prevăzute la art. 8 alin. (2) .

Articolul 8

(1) Documentul electronic ce îndeplinește condițiile prevăzute la art. 7 este semnat electronic de către administratorul arhivei electronice, cu semnătura electronică, în care se atestă și faptul că documentul respectiv are valoare de original sau copie, conform hotărârii titularului dreptului de dispoziție asupra documentului. Documentul electronic, astfel identificat, este arhivat în locația stabilită de administratorul arhivei electronice.

(2) Administratorul arhivei electronice atașează, pentru fiecare document electronic arhivat, o fișă în formă electronică, ce va conține cel puțin următoarele informații:

a) proprietarul documentului electronic;

b) emitentul documentului electronic;

c) titularul dreptului de dispoziție asupra documentului;

d) istoricul documentului electronic;

e) tipul documentului electronic;

f) nivelul de clasificare a documentului electronic;

g) formatul digital în care este arhivat documentul electronic;

h) cuvintele-cheie necesare identificării documentului electronic;

i) elementele de localizare a suportului fizic;

j) identificatorul unic al documentului electronic, în cadrul arhivei electronice;

k) data emiterii documentului;

l) data arhivării;

m) termenul de păstrare a documentului.

(3) În cazul în care documentul electronic a fost generat prin transferarea informației de pe suport analog pe suport digital, fișa va conține în plus următoarele informații:

a) referiri la proprietarul originalului și locația în care se găsește originalul;

b) metoda de transfer utilizată;

c) dispozitivul hardware utilizat;

d) programul de calculator utilizat.

Articolul 9

(1) Administratorul arhivei electronice este obligat să înregistreze și să țină evidența tuturor documentelor electronice, intrate în arhiva electronică în cadrul unui registru în formă electronică.

(2) Accesul la registrul arhivei electronice este public numai pentru documentele pentru care titularul dreptului de dispoziție asupra documentului a stabilit un regim de acces public.

(3) Referința, în registrul arhivei, la un document care face parte din categoria documentelor clasificate, poate fi obținută în funcție de drepturile de acces ale solicitantului.

Articolul 10

(1) Administratorul arhivei electronice trebuie să dispună de resurse financiare pentru acoperirea prejudiciilor pe care le-ar putea cauza cu prilejul desfășurării activităților de arhivare electronică. Modalitatea asiguratorie se stabilește prin decizie a autorității de reglementare și supraveghere specializată în domeniu.

(2) În cazul în care arhiva electronică conține sau urmează să conțină documente clasificate, administratorul arhivei electronice trebuie să îndeplinească condițiile legale privind protecția informațiilor clasificate.

(3) Arhivarea documentelor electronice clasificate se realizează pe sisteme informatice și de comunicații securizate și acreditate corespunzător nivelului de clasificare a informațiilor conținute, conform legislației în domeniul protecției informațiilor clasificate.

Articolul 11

Fișa de însoțire a documentului va fi arhivată separat de document și înregistrată în registrul electronic al arhivei electronice. În cazul în care fișa face referire la un document clasificat, referința în registru va fi criptată.