(1) Cercetarea împrejurărilor în care s-a produs paguba se face cu chemarea și ascultarea celor în cauză, care pot da explicații scrise. Neprezentarea în fața comisiei a persoanei cercetate în legătură cu producerea pagubei ori refuzul de a da explicații scrise nu împiedică finalizarea cercetării. Neprezentarea sau refuzul de a da explicații scrise se consemnează într-un proces-verbal semnat de membrii comisiei de cercetare administrativă.
(2) Chemarea persoanelor cercetate în legătură cu producerea pagubei se face prin procedură de comunicare sub luare de dovadă. În caz de refuz de semnare, dovada de chemare se comunică prin scrisoare recomandată cu conținut declarat și confirmare de primire. În situația în care comunicarea prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire nu s-a putut realiza, instituția păgubită va proceda la afișarea dovezii de chemare la domiciliul persoanei cercetate în legătură cu producerea pagubei. Operațiunea de afișare se consemnează într-un proces-verbal, care va fi semnat și de un martor ce nu poate avea calitatea de angajat în sistemul administrației penitenciare. La solicitarea instituției păgubite, procedura de afișare se poate realiza și prin intermediul unei instituții din sistemul administrației penitenciare mai apropiate din punct de vedere teritorial de domiciliul persoanei cercetate în legătură cu producerea pagubei decât unitatea păgubită.
(3) Rezultatul cercetării administrative se consemnează într-un proces-verbal de cercetare administrativă, care va cuprinde elementele prevăzute la art. 149 alin. (4) . Procesul-verbal de cercetare administrativă va fi însoțit de anexe care să susțină constatările, precum: note scrise ale persoanelor vinovate de producerea pagubei, declarații, tabele, situații și documente justificative, în copie sau original dacă sunt îndoielnice, orice alte documente doveditoare. Documentele în copie vor fi certificate, pentru conformitate cu originalul, de comisia de cercetare administrativă.
(4) Procesul-verbal de cercetare administrativă se înregistrează la instituția în care s-a efectuat cercetarea și se prezintă conducătorului instituției sau, după caz, conducătorului ierarhic superior al acestuia, pentru a lua măsurile care se impun.