(1) Documentul cu care se face dovada identității persoanei decedate se reține de către ofițerul de stare civilă. În funcție de instituția care a emis documentul, se procedează după cum urmează:
a) actele de identitate eliberate de autoritățile române se anulează potrivit dispozițiilor legale în vigoare și se restituie persoanei care a declarat decesul, iar pașapoartele simple se transmit, în vederea anulării, serviciului public comunitar de pașapoarte pe a cărui rază teritorială persoana decedată a avut ultimul domiciliu sau reședința ori, după caz, serviciului public comunitar de pașapoarte emitent, în termen de 10 zile lucrătoare de la data înregistrării decesului;
b) documentele de identitate ale cetățenilor străini, precum și cele eliberate de structurile teritoriale ale Inspectoratului General pentru Imigrări se trimit serviciului județean pentru imigrări la care este arondată unitatea administrativ-teritorială care a înregistrat decesul, în termen de 5 zile lucrătoare de la data înregistrării decesului.
(2) În cazul misiunilor diplomatice și oficiilor consulare de carieră ale României, actele de identitate cu care se face dovada identității persoanei decedate, eliberate de autoritățile române, se anulează potrivit dispozițiilor legale în vigoare și se restituie persoanei care a declarat decesul, iar pașapoartele simple se trimit autorității emitente, cu primul curier diplomatic, organizat de la data înregistrării decesului.
(3) În cazurile în care declarantul nu poate prezenta unul dintre documentele prevăzute la alin. (1) și (2) , precizează în scris motivul neprezentării acestuia și datele de stare civilă ale decedatului. Declarația se reține de către ofițerul de stare civilă.
(3¹) Documentele de evidență militară depuse potrivit art. 32 alin. (2) se înaintează centrului militar zonal/județean/de sector pe raza căruia persoana decedată a avut ultimul domiciliu, lunar, până la data de 5 a fiecărei luni, pentru luna anterioară.
(4) Direcția Generală pentru Evidența Persoanelor(D.G.E.P.) transmite lunar Centrului Național de Administrare a Registrelor Naționale Notariale (CNARNN-INFONOT) din cadrul Uniunii Naționale a Notarilor Publici din România (UNNPR), în format electronic, lista actualizată a informațiilor aferente actelor de deces înregistrate în Registrul național de evidență a persoanelor (RNEP), listă care cuprinde cel puțin numele și prenumele defunctului, data decesului în format an, lună, zi și ultimul domiciliu al defunctului. Structura datelor de referință, precum și procedura prin care acestea sunt transmise se stabilesc prin protocol încheiat între D.G.E.P. și UNNPR.
(5) Misiunile diplomatice și oficiile consulare ale României acreditate în străinătate comunică lista prevăzută la alin. (4) Ministerului Afacerilor Externe, care o transmite Camerei Notarilor Publici București.
(6) Începând cu data prevăzută la art. 2 alin. (4) , informațiile care cuprind cel puțin numele și prenumele defunctului, data decesului în format an, lună, zi, și ultimul domiciliu al defunctului se transmit, după înregistrarea actelor de deces, CNARNN-INFONOT din cadrul UNNPR. Structura datelor de referință, precum și procedura prin care acestea sunt transmise se stabilesc prin protocol încheiat între D.G.E.P. și UNNPR.