Condiții de funcționare

Azi

Legea pensiilor ocupaționale · 15 articole

Articolul 24 — Cerințe generale de guvernanță

(1) Administratorul are obligația să adopte măsurile corespunzătoare privind aplicarea unui sistem de guvernanță corporativă care să asigure o administrare corectă, eficientă și prudentă bazată pe principiul continuității activității, proporțional cu natura, amploarea și complexitatea activităților desfășurate.

(2) Sistemul de guvernanță corporativă aplicat trebuie să respecte următoarele cerințe:

a) asigurarea unei structuri organizatorice transparente și adecvate;

b) alocarea adecvată și separarea corespunzătoare a responsabilităților;

c) administrarea corespunzătoare a riscurilor/managementul riscurilor;

d) adecvarea politicilor și strategiilor, precum și a mecanismelor de control intern;

e) asigurarea unei bune organizări administrative și contabile;

f) asigurarea unui sistem eficient de comunicare și de transmitere a informațiilor;

g) aplicarea unor proceduri operaționale care să împiedice divulgarea informațiilor confidențiale;

h) includerea unei analize a factorilor de mediu, sociali și de guvernanță legați de activele care fac obiectul investițiilor.

(3) Administratorul are obligația să adopte, să aplice și să mențină politici și proceduri corespunzătoare pentru a se asigura că membrii structurii de conducere a administratorului și persoanele care dețin funcții-cheie îndeplinesc în permanență cerințele de bună reputație și integritate.

(4) Conducerea administratorului poate fi asigurată numai de către persoanele fizice care, potrivit actelor constitutive și/sau hotărârii organelor statutare ale administratorului, sunt împuternicite să conducă și să coordoneze activitatea acestuia.

Articolul 25 — Politica de remunerare

(1) Administratorul are obligația să elaboreze și să aplice o politică judicioasă de remunerare pentru toate persoanele din structura de conducere, precum și pentru cele care dețin funcții-cheie și pentru alte categorii de angajați ale căror activități profesionale au un impact important asupra profilului de risc.

(2) Administratorul, în absența unor dispoziții legale contrare, dă publicității, în mod regulat, informațiile relevante referitoare la politica de remunerare, în conformitate cu reglementările emise de A.S.F.

(3) Politica de remunerare prevăzută la alin. (1) respectă următoarele principii:

a) se stabilește, se pune în aplicare și se menține în funcție de activitățile, profilul de risc, obiectivele, interesul pe termen lung și performanța activității de administrare în ansamblu și sprijină administrarea corectă, prudentă și eficientă a fondurilor;

b) este corelată cu interesele pe termen lung ale participanților;

c) include măsuri menite să evite conflictele de interese;

d) este compatibilă cu gestionarea corectă și eficientă a riscurilor și nu încurajează asumarea unor riscuri incompatibile cu profilul de risc și politicile și strategiile fondului;

e) se aplică și prestatorilor de servicii în cazul activităților externalizate.

Articolul 26 — Separarea funcțiilor

(1) Administratorul trebuie să separe funcțiile de decizie de funcțiile de execuție și de funcțiile-cheie.

(2) Administratorul constituie structuri responsabile cu activitățile de audit intern, control intern, administrare a riscurilor, analiza oportunităților investiționale și plasarea activelor în conformitate cu strategia stabilită de consiliul de administrație/consiliul de supraveghere și dispune, atunci când este cazul, de funcție actuarială.

(3) Persoana care deține o funcție-cheie raportează eventualele constatări și face recomandări structurii de conducere a administratorului potrivit competenței acesteia, care stabilește ce acțiuni trebuie întreprinse.

(4) Fără a aduce atingere dreptului de a nu se autoincrimina, persoana care deține o funcție-cheie informează A.S.F. dacă structura de conducere a administratorului nu ia în timp util și în mod adecvat măsurile corective în următoarele cazuri:

a) atunci când persoana care deține o funcție-cheie a sesizat un risc substanțial ca administratorul să nu respecte o cerință legală importantă și a informat structura de conducere a administratorului cu privire la acest risc și în cazul în care acest lucru ar putea avea un impact semnificativ asupra intereselor participanților; ori

b) atunci când persoana care deține o funcție-cheie a sesizat o încălcare a legislației aplicabile administratorului și activităților sale în cadrul acestei funcții-cheie și a informat structura de conducere a administratorului cu privire la aceasta.

(5) Aplicarea prevederilor alin. (4) nu constituie motiv pentru sancționarea persoanei care deține o funcție-cheie de către administrator.

Articolul 27 — Funcția de audit intern

(1) Administratorul are obligația de a constitui o structură de audit intern, a cărei activitate se realizează conform Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 75/1999 privind activitatea de audit financiar, republicată, cu modificările și completările ulterioare.

(2) Auditul intern trebuie să acopere toate activitățile de administrare a fondurilor.

(3) Administratorul notifică A.S.F. persoana care conduce structura responsabilă cu activitățile de audit intern.

(4) Obiectivele auditului intern sunt:

a) asigurarea că politicile și procedurile administratorului sunt respectate în cadrul tuturor activităților și structurilor;

b) revizuirea politicilor, procedurilor, proceselor și mecanismelor de control, astfel încât acestea să fie suficiente și adecvate activității desfășurate.

(5) În vederea îndeplinirii obiectivelor, activitatea de audit intern include următoarele:

a) evaluarea eficienței și a gradului de adecvare a activității de control intern, de administrare a riscurilor și a investițiilor;

b) analizarea relevanței și integrității datelor furnizate de sistemele informatice;

c) evaluarea acurateței și credibilității înregistrărilor contabile și situațiilor financiare;

d) evaluarea modului în care se asigură protejarea elementelor patrimoniale bilanțiere și extrabilanțiere și identificarea metodelor de prevenire a fraudelor și a pierderilor de orice fel.

(6) Este interzisă externalizarea activității de audit intern de către administrator.

(7) Fiecare misiune de audit intern face obiectul unui raport de audit intern care este prezentat consiliului de administrație/consiliului de supraveghere.

(8) Raportul prevăzut la alin. (7) trebuie să cuprindă următoarele elemente:

a) perioada supusă auditării interne;

b) lista activităților desfășurate de către structura de audit intern aferente perioadei auditate;

c) descrierea principalelor activități desfășurate;

d) persoanele responsabile pentru efectuarea respectivelor activități;

e) deficiențele identificate și recomandările structurii de audit intern pentru remedierea acestora;

f) situația privind planul de măsuri pentru soluționarea deficiențelor identificate, separat pentru deficiențele curente și cele identificate prin rapoartele de audit intern anterioare, în cazul în care acestea din urmă nu au fost soluționate corespunzător.

(9) Persoana care conduce structura de audit intern are obligația de a întocmi un raport semestrial privind misiunile de audit intern desfășurate, care se transmite A.S.F. în conformitate cu reglementările acesteia.

(10) Auditorii interni au acces la orice date sau înregistrări, precum și la documente și informații relevante necesare îndeplinirii atribuțiilor care le revin.

(11) În îndeplinirea atribuțiilor care îi revin, persoana care conduce structura de audit intern urmărește modul de implementare a recomandărilor formulate în raportul de audit intern.

Articolul 28 — Funcția actuarială

(1) Atunci când prospectul prevede acoperirea riscurilor biometrice și/sau garantează rata de rentabilitate a investițiilor sau un anumit nivel al garanțiilor, administratorul constituie sau dispune de o funcție actuarială responsabilă cu:

a) coordonarea și monitorizarea calculului provizioanelor tehnice;

b) evaluarea adecvării metodologiilor și modelelor de bază utilizate la calculul provizioanelor tehnice și a ipotezelor formulate în acest scop;

c) determinarea în ce măsură datele utilizate la calcularea provizioanelor tehnice sunt suficiente și calitatea acestora;

d) compararea ipotezelor utilizate la calculul provizioanelor tehnice cu experiența;

e) informarea consiliului de administrație/consiliului de supraveghere cu privire la adecvarea calculării provizioanelor tehnice;

f) exprimarea unei opinii privind strategia de aderare, în cazul în care prospectul prevede;

g) exprimarea unei opinii privind adecvarea mecanismelor de asigurare în cazul în care prospectul prevede astfel de mecanisme; și

h) participarea la punerea în aplicare efectivă a sistemului de gestionare a riscurilor.

(2) Administratorul desemnează cel puțin o persoană independentă, din interiorul sau din afara entității, care să răspundă de funcția actuarială.

(3) Administratorul notifică A.S.F. persoana responsabilă cu funcția actuarială.

(4) În exercitarea atribuțiilor sale, persoana responsabilă cu funcția actuarială are obligația de a întocmi anual un raport actuarial, care se transmite A.S.F. în conformitate cu reglementările acesteia.

(5) A.S.F. poate contracta o societate cu expertiză recunoscută în domeniu pentru validarea valorii provizionului tehnic, calculată și raportată de către administratori.

Articolul 29 — Funcția de control intern/conformitate

(1) Administratorul are obligația de a constitui o structură de control intern/conformitate pentru care trebuie prevăzute următoarele elemente:

a) rolul și responsabilitățile structurii de conducere în relația cu structura de control intern;

b) activitățile de control intern și separarea responsabilităților;

c) activitățile de monitorizare și corectare a deficiențelor.

(2) Obiectivele activității de control intern/conformitate sunt:

a) desfășurarea acesteia în condiții de eficiență;

b) furnizarea unor informații corecte, credibile, relevante, complete și oportune în luarea deciziilor de către membrii consiliului de administrație/consiliului de supraveghere sau directori/directorat, după caz, precum și de către utilizatorii externi ai informațiilor;

c) supravegherea respectării de către administrator și personalul acestuia a actelor normative aplicabile și a reglementărilor/normelor/procedurilor/regulilor interne;

d) reducerea riscurilor de neîndeplinire a obligațiilor de către administrator.

(3) Activitatea de control intern/conformitate se desfășoară în mod independent de activitățile pe care administratorul le monitorizează și controlează, astfel încât:

a) să evalueze în mod continuu eficacitatea și modul adecvat de punere în aplicare a măsurilor și procedurilor administratorului, precum și măsurile dispuse pentru rezolvarea oricăror situații de neîndeplinire a obligațiilor acestuia;

b) să urmărească desfășurarea activității de administrare a fondului în condiții de eficacitate.

(4) Pentru a permite persoanei care conduce structura de control intern/conformitate să își ducă la îndeplinire responsabilitățile în mod corect și independent, administratorul trebuie să se asigure că aceasta:

a) are autoritatea, resursele și experiența necesare, precum și acces la toate informațiile relevante;

b) are atribuții aferente activității de control intern, precum și metode de remunerare, astfel încât să nu îi fie afectată obiectivitatea sau să conducă la această posibilitate;

c) nu este implicată în desfășurarea activităților pe care le monitorizează;

d) participă, în calitate de invitat, la ședința consiliului de administrație/consiliului de supraveghere, atunci când pe ordinea de zi a acesteia este prevăzută dezbaterea raportului prevăzut la alin. (7) .

(5) Activitatea de control intern/conformitate este implementată pentru fiecare nivel organizatoric al administratorului și se exercită în funcție de dimensiunea, natura și complexitatea acestuia.

(6) Este interzisă externalizarea activității de control intern/conformitate de către administrator.

(7) În exercitarea atribuțiilor sale, persoana care conduce structura de control intern/conformitate are obligația de a întocmi semestrial un raport de control intern, care se transmite A.S.F. în conformitate cu reglementările acesteia.

Articolul 30 — Funcția de administrare a riscurilor

(1) Administratorul are obligația de a constitui o structură de administrare a riscurilor.

(2) Obiectivele activității de administrare a riscurilor sunt identificarea, analizarea, evaluarea, diminuarea, monitorizarea și raportarea riscurilor la care sunt expuse fondurile și administratorul, în mod proporțional cu dimensiunea și organizarea lor internă, precum și cu volumul, natura, amploarea și complexitatea activității desfășurate.

(3) Activitatea de administrare a riscurilor trebuie să se realizeze cu luarea în considerare a factorilor interni și externi care afectează activitatea fondului și administratorului acestuia, având în vedere următoarele:

a) calculul și constituirea provizionului;

b) administrarea activelor și a pasivelor;

c) strategia de investiții;

d) gestionarea riscului de lichiditate și a riscului de concentrare;

e) gestionarea riscului operațional;

f) asigurarea și alte tehnici de diminuare a riscurilor;

g) riscurile de mediu, sociale și de guvernanță asociate cu portofoliul de investiții și gestionarea acestora;

h) alți factori prevăzuți de reglementările A.S.F.

(4) În funcție de tipul schemei de pensii ocupaționale, sistemul de gestionare a riscurilor trebuie să ia în considerare riscurile suportate de participanți.

(5) Pentru riscurile identificate, administratorul efectuează analize cantitative și/sau calitative, utilizând teste de stres, după caz.

(6) Persoana care conduce structura de administrare a riscurilor raportează structurii de conducere în scopul de a oferi fundamentare pentru revizuirea și îmbunătățirea politicii de administrare a riscurilor și a limitelor de expunere fixate, inclusiv pentru adoptarea de măsuri adecvate dacă rezultatele testelor indică o vulnerabilitate semnificativă.

(7) Persoana care conduce structura de administrare a riscurilor are obligația de a întocmi semestrial un raport de risc, în conformitate cu art. 115 , care se transmite A.S.F. în conformitate cu reglementările acesteia.

(8) Este interzisă externalizarea activității de administrare a riscurilor.

Articolul 31 — Funcția de administrare a investițiilor

(1) Administratorul are obligația de a constitui o structură separată, responsabilă cu administrarea investițiilor, cu analiza oportunităților investiționale și plasarea activelor în conformitate cu strategia stabilită de consiliul de administrație sau de consiliul de supraveghere, după caz.

(2) Este interzisă externalizarea activității de administrare a investițiilor.

Articolul 32 — Obligația privind existența unui sistem informatic

Administratorul trebuie să dispună de un sistem informatic care să asigure păstrarea în siguranță a evidențelor operaționale și contabile ale fondului, ale valorii activului net, ale numărului de unități de fond ale participanților, ale plății drepturilor participanților/moștenitorilor acestora, definiți conform prevederilor Codului civil , evidențierea modului de calcul al tuturor comisioanelor, taxelor și tarifelor încasate sau datorate, a modului de calcul al obligațiilor de plată.

Articolul 33 — Începerea activității de administrare

Administratorul poate începe activitatea de administrare de la data comunicării deciziei de autorizare de administrare a fondului.

Articolul 34 — Activitatea de administrare a fondurilor

(1) Activitatea de administrare a fondurilor cuprinde următoarele:

a) administrarea și investirea activelor fondului;

b) evaluarea portofoliului de active și determinarea valorii activului și pasivului fondului;

c) gestionarea operațiunilor zilnice ale fondului;

d) convertirea contribuțiilor;

e) calculul activului net al fondului;

f) calculul și plata pensiilor ocupaționale, după caz;

g) constituirea și actualizarea registrului participanților;

h) calculul ratelor de rentabilitate;

i) reflectarea elementelor de natura activelor, datoriilor, capitalurilor proprii, cheltuielilor și veniturilor;

j) calculul provizionului tehnic;

k) gestionarea relațiilor cu entitățile implicate în domeniul pensiilor ocupaționale;

l) dispunerea efectuării plăților datorate entităților implicate în domeniul pensiilor ocupaționale și A.S.F.;

m) elaborarea, prezentarea, depunerea, publicarea și distribuirea către A.S.F., angajatori și participanți, a situațiilor financiare anuale și a rapoartelor prevăzute de prezenta lege;

n) gestionarea, păstrarea și arhivarea documentelor privind fondul, angajatorii, contribuțiile, participanții și moștenitorii acestora, definiți conform prevederilor Codului civil , după caz, precum și altele asimilate, cu respectarea legislației în domeniu;

o) alte activități prevăzute în reglementările A.S.F.

(2) Ca principiu general, administratorul ține seama, după caz, în cadrul activității de administrare a fondurilor, de obiectivul repartizării echitabile a riscurilor și a beneficiilor între generații.

Articolul 35 — Segregarea activelor

(1) Activitățile de administrare și furnizare a pensiilor ocupaționale, precum și toate activele și angajamentele corespunzătoare acestora sunt restricționate, gestionate și organizate separat de alte activități ale administratorului, fără posibilitate de transfer, cu excepția operațiunilor de corecție sau regularizare aferente plăților/încasărilor eronate.

(1¹) Operațiunile de corecție sau regularizare aferente plăților/încasărilor eronate vor fi efectuate în conformitate cu reglementările emise de A.S.F. și vor fi notificate în prealabil acesteia.

(2) Activele și pasivele unui fond sunt evidențiate și ținute separat de cele ale administratorului, ale celorlalte fonduri de pensii ocupaționale administrate, precum și de cele ale altor fonduri de pensii private administrate.

Articolul 36 — Externalizarea

(1) Administratorul poate externaliza, parțial sau în totalitate, activitățile prevăzute la art. 34 alin. (1) lit. h)-o) unor prestatori de servicii care să opereze în numele său.

(2) Administratorul nu poate delega răspunderea și rămâne pe deplin responsabil de respectarea obligațiilor care îi revin în temeiul prezentei legi atunci când externalizează activități conform alin. (1) .

(3) Externalizarea se realizează în așa fel încât să se evite oricare dintre următoarele consecințe:

a) diminuarea calității sistemului de guvernanță al administratorului;

b) creșterea nejustificată a riscului operațional;

c) subminarea capacității A.S.F. de a supraveghea respectarea de către administrator a obligațiilor sale;

d) prestarea de servicii către participanți și moștenitorii acestora, definiți conform prevederilor Codului civil , în mod defectuos, cu încălcarea prevederilor legale și contractuale.

(4) Administratorul asigură funcționarea corespunzătoare a activităților externalizate prin procesul de selecție a unui prestator de servicii și prin monitorizarea continuă a activităților acestuia.

(5) Externalizarea activităților prevăzute la alin. (1) se realizează în baza unui contract încheiat între administrator și prestatorul de servicii.

(6) Administratorul este obligat să notifice A.S.F. intenția de a efectua operațiunile prevăzute la alin. (1) , înainte de a încheia contractul prevăzut la alin. (5) .

Articolul 37 — Taxa de funcționare

Administratorul achită A.S.F. de la momentul autorizării fondului, pe toată durata de funcționare a acestuia, o taxă lunară, conform reglementărilor A.S.F.

Articolul 38 — Emiterea de reglementări privind modul de funcționare a administratorilor

(1) A.S.F. emite reglementări cu privire la:

a) cerințele pentru autorizarea persoanelor din structura de conducere și a celor care dețin funcții-cheie;

b) principiile de organizare și funcționare a structurilor prevăzute la art. 26 alin. (2) ;

c) conținutul minim al rapoartelor prevăzute la art. 28 alin. (4) , art. 29 alin. (7) și art. 30 alin. (7) ;

d) calculul și raportarea taxei de funcționare a administratorilor;

e) reguli aplicabile externalizării activităților care intră sub incidența prezentei legi;

f) contabilitatea administratorilor și a fondurilor, respectiv a Fondului de garantare;

g) organizarea activității de arhivă a administratorilor.

(2) Emiterea reglementărilor prevăzute la alin. (1) lit. f) se realizează cu avizul Ministerului Finanțelor Publice.