(1) În cazul adunărilor generale ținute exclusiv prin corespondență, potrivit prezentei ordonanțe de urgență, nu se aplică regulile care implică prezența fizică a acționarilor/ asociaților, prevăzute la art. 129 , art. 131 alin. (1) și (2) și art. 195 alin. (1) din Legea nr. 31/1990, republicată , cu modificările și completările ulterioare.
(2) Acționarii/Asociații comunică votul prin corespondență în modalitățile indicate în convocator, și anume prin scrisoare recomandată, servicii de poștă sau curier ori prin scrisoare transmisă pe cale electronică, semnată cu o semnătură electronică calificată sau cu o semnătură electronică avansată, astfel încât votul să fie primit de societate până la data ținerii ședinței. Prevederile art. 5 alin. (4) se aplică în mod corespunzător.
(3) Președintele consiliului de administrație ori administratorul cu puteri de reprezentare sau, după caz, președintele directoratului ori persoana împuternicită de acesta, în cazul în care președintele sau administratorul ori președintele directoratului se află în imposibilitatea de a-și îndeplini funcția, împreună cu, acolo unde este posibil, un angajat al societății desemnat de președintele consiliului de administrație sau de administrator ori de președintele directoratului în calitate de secretar tehnic vor întocmi și vor semna un proces-verbal al adunării în care se va indica:
a) îndeplinirea formalităților de convocare conform prezentei ordonanțe de urgență;
b) decizia organului statutar care are competența de convocare a adunării generale privind organizarea adunării exclusiv prin vot prin corespondență;
c) numărul total de acționari/asociați care și-au comunicat votul, numărul total de acțiuni/părți sociale și drepturi de vot pentru care s-a exprimat în mod valabil votul prin corespondență;
d) îndeplinirea/neîndeplinirea cerințelor de cvorum, exclusiv potrivit voturilor prin corespondență;
e) hotărârile adoptate și numărul de voturi exprimate pentru fiecare opțiune de vot aferente fiecărui punct al ordinii de zi care este supus votului și, după caz, modul în care acționarii/asociații au votat asupra fiecărui punct al ordinii de zi;
f) acționarii/asociații care au votat contra unor hotărâri și au solicitat menționarea opoziției lor în procesul-verbal.
(4) Împuternicirea prevăzută la alin. (3) poate fi transmisă de președintele consiliului de administrație ori de administrator sau, după caz, de președintele directoratului prin orice mijloc de comunicare care asigură comunicarea textului.