(1) Adunarea generală a acționarilor/asociaților poate fi ținută prin mijloace electronice de comunicare directă la distanță, precum teleconferința sau videoconferința, cu respectarea caracterului secret al votului, dacă este cazul, și a dreptului de exercitare a votului prin corespondență.

(2) Mijloacele electronice de comunicare la distanță trebuie să îndeplinească condițiile tehnice necesare pentru a permite:

a) compatibilitatea cu cele mai uzuale tehnologii fixe sau mobile de acces, cu un număr cât mai mare de sisteme de operare și conectarea cu rețele publice fixe sau mobile de comunicații electronice;

b) identificarea participanților și participarea efectivă a acestora la ședință;

c) transmisiunea continuă și în timp real a adunării generale, înregistrarea și arhivarea acesteia;

d) comunicarea bidirecțională în timp real, astfel încât acționarii/asociații să se poată adresa de la distanță adunării generale;

e) exprimarea votului în cursul adunării generale și înregistrarea acestuia;

f) verificarea ulterioară a modului în care s-a votat în adunare.

(3) Utilizarea mijloacelor electronice poate fi condiționată numai de cerințe și constrângeri necesare pentru a asigura îndeplinirea condițiilor prevăzute la alin. (2) și proporționale realizării acestor obiective.

(4) În cazul în care acționarii/asociații participă la adunarea generală prin reprezentant, procurile în original sunt transmise sau depuse la locul indicat în convocare, prin scrisoare recomandată sau servicii de poștă ori curier, respectiv prin poștă electronică în situația procurilor semnate cu semnătură electronică calificată sau semnătură electronică avansată, astfel încât să fie primite de societate până la data ținerii ședinței.

(5) Președintele consiliului de administrație ori administratorul cu puteri de reprezentare sau, după caz, președintele directoratului sau persoana împuternicită de acesta, în cazul în care președintele sau administratorul ori președintele directoratului se află în imposibilitatea de a-și îndeplini funcția, precum și, după caz, reprezentantul legal, împreună cu, acolo unde este posibil, un secretar ales potrivit actului constitutiv ori, în lipsă, un angajat desemnat de președintele consiliului de administrație ori de administrator sau, după caz, de președintele directoratului în calitate de secretar tehnic întocmesc un proces-verbal al adunării în care se indică:

a) îndeplinirea formalităților de convocare, potrivit prezentei ordonanțe de urgență;

b) decizia organului statutar competent să convoace adunarea privind organizarea acesteia prin mijloace electronice;

c) cvorumul de prezență la deschiderea adunării de către președinte sau reprezentant, după caz, și la adoptarea fiecărei hotărâri în adunare, cu luarea în considerare inclusiv a voturilor comunicate prin corespondență;

d) dezbaterile din adunare;

e) hotărârile adoptate și numărul de voturi exprimate pentru fiecare opțiune de vot a fiecărui punct al ordinii de zi care este supus votului și, după caz, modul în care acționarii/asociații au votat asupra fiecărui punct al ordinii de zi;

f) acționarii/asociații care au votat contra unor hotărâri și au solicitat să se menționeze aceasta în procesul-verbal al adunării.