OUG 88/2012

(1) Punctul național de contact are următoarele atribuții principale:

a) o strategie de comunicare pentru fiecare mecanism financiar;

b) cel puțin 3 activități majore de informare cu privire la implementarea Mecanismului financiar SEE 2009-2014 și a Mecanismului financiar norvegian 2009-2014, de exemplu, un seminar sau o conferință cu părțile interesate, o conferință de presă sau un eveniment de presă, inclusiv un eveniment de lansare și un eveniment de închidere pentru fiecare mecanism financiar;

c) un website dedicat mecanismelor financiare în limba română și în engleză, care să conțină informații referitoare la toate programele, la relațiile bilaterale cu statele donatoare, o prezentare generală asupra tuturor apelurilor de cereri de proiecte, date de contact și documente relevante;

(2) Atribuțiile punctului național de contact sunt detaliate în cadrul regulamentelor pentru implementarea Mecanismului financiar SEE 2009-2014 și a Mecanismului financiar norvegian 2009-2014, precum și în memorandumurile de înțelegere aferente celor două mecanisme financiare.

(1) Autoritatea de certificare este responsabilă pentru:

a) rezumatul cheltuielilor eligibile depuse de către operatorul de program este în deplină conformitate cu documentele justificative;

b) documentele justificative au fost verificate și s-a constatat a fi autentice, corecte și precise;

c) rezumatul cheltuielilor eligibile este bazat pe înregistrările contabile verificabile, care sunt în conformitate cu principiile și metodele general acceptate în contabilitate;

d) rezumatul cheltuielilor eligibile se încadrează în categoria cheltuielilor eligibile în temeiul regulamentelor pentru implementarea Mecanismului financiar SEE 2009-2014 și a Mecanismului financiar norvegian 2009-2014;

e) rezumatul cheltuielilor eligibile face parte din implementarea programului în conformitate cu Acordul de program;

f) există suficiente piste de audit;

g) cofinanțarea aferentă programului a fost plătită;

(2) Atribuțiile Autorității de certificare sunt detaliate în cadrul regulamentelor pentru implementarea Mecanismului financiar SEE 2009-2014 și a Mecanismului financiar norvegian 2009-2014. Atribuțiile Autorității de certificare și cele ale entității responsabile cu pregătirea și transmiterea rapoartelor de nereguli se pot delega altei structuri/entități, având în vedere prevederile din regulamentele de implementare a celor două mecanisme financiare, respectiv art. 4.1 "Principii generale privind sistemele de management și control" alin. 2, lit. e).

(1) Autoritatea de audit are următoarele atribuții principale:

a) să transmită către Comitetul Mecanismului Financiar pentru Mecanismul financiar SEE 2009-2014 și Ministerul Afacerilor Externe norvegian pentru Mecanismul financiar norvegian 2009-2014 un raport anual de audit care să conțină constatările misiunilor de audit realizate în ultimele 12 luni - sfârșitul perioadei fiind data de 30 iunie a anului curent, în conformitate cu strategia de audit a programului, și raportarea deficiențelor depistate în cadrul sistemului de management și control al programului. Primul raport ce trebuie transmis până la 31 decembrie 2012 va acoperi perioada până la 30 iunie 2012. Informațiile aferente misiunilor de audit realizate după 1 iulie 2017 trebuie să fie incluse în raportul de audit final care să susțină declarația menționată la lit. f);

b) să emită o opinie către Comitetul Mecanismului Financiar pentru Mecanismul financiar SEE 2009-2014 și Ministerul Afacerilor Externe norvegian pentru Mecanismul financiar norvegian 2009-2014, în baza verificărilor și misiunilor de audit realizate sub responsabilitatea sa, pentru a stabili dacă sistemul de management și control funcționează eficient. Autoritatea de audit trebuie să ofere o asigurare rezonabilă că declarațiile de cheltuieli efectiv suportate prezentate Comitetului Mecanismului Financiar pentru Mecanismul financiar SEE 2009-2014 și Ministerului Afacerilor Externe norvegian pentru Mecanismul financiar norvegian 2009-2014 sunt corecte și că tranzacțiile efectuate sunt legale și regulamentare;

(2) Atribuțiile Autorității de audit sunt detaliate în cadrul regulamentelor pentru implementarea Mecanismului financiar SEE 2009-2014 și a Mecanismului financiar norvegian 2009-2014.

(1) Operatorul de program are următoarele atribuții principale:

a) se asigură că proiectele contribuie la obiectivele globale ale Mecanismului financiarSEE 2009-2014 sau, după caz, ale Mecanismului financiar norvegian 2009-2014, la rezultatele și obiectivele specifice ale programului și că respectă regulamentele de implementare aferente Mecanismului financiar SEE 2009-2014 sau, după caz, Mecanismului financiar norvegian 2009-2014, Acordul de program și legislația aplicabilă la nivel național, precum și cea a Uniunii Europene aplicabilă, pe toată durata de implementare;

b) primește aplicații, selectează proiecte pentru a fi finanțate și încheie contractele de finanțare pentru fiecare proiect în parte;

c) verifică atingerea rezultatelor pentru fiecare proiect în parte și dacă cheltuielile declarate de către promotorii de proiecte au fost efectiv efectuate și realizate în conformitate cu regulamentele pentru implementarea Mecanismului financiar SEE 2009-2014 sau, după caz, a Mecanismului financiar norvegian 2009-2014, cu Acordul de program, cu legislația aplicabilă la nivel național și cea a Uniunii Europene aplicabilă;

d) se asigură de realizarea plăților aferente proiectelor;

e) ia toate măsurile de care este responsabil în vederea asigurării calității implementării programului pe care îl are în gestiune și verifică progresul proiectelor raportat la rezultatele așteptate, efectuând, printre altele, controale și/sau verificări la fața locului ale proiectelor în baza unui eșantion reprezentativ sau prin verificarea tuturor proiectelor, după caz, potrivit prevederilor Acordurilor de implementare;

f) efectuează monitorizări anuale utilizând un eșantion reprezentativ de proiecte, stabilit pe baza analizei de risc și a metodei de selecție aleatorii, sau monitorizări anuale ale tuturor proiectelor, după caz, potrivit prevederilor acordurilor de implementare;

g) se asigură de faptul că toată contribuția financiară este utilizată exclusiv pentru scopul programului și proiectelor subsecvente, că respectă prevederile stipulate în Acordul de program și că toate activele aferente programului sunt folosite numai pentru scopurile prevăzute în Acordul de program;

h) se asigură de existența unui sistem informatic pentru înregistrarea și stocarea înregistrărilor contabile pentru fiecare proiect din cadrul programului și de colectarea informațiilor aferente implementării necesare pentru managementul financiar, raportări, monitorizări, verificări, audituri și evaluări;

i) își stabilește o structură organizatorică proprie, astfel încât să asigure atingerea obiectivelor programului, precum și independența și funcționarea separată a compartimentului responsabil cu verificarea cererilor de plată de alte compartimente responsabile pentru implementarea programului;

j) sub rezerva dispozițiilor contrare ale legislației naționale, pentru proiectele finanțate, deschide și menține un cont bancar purtător de dobândă, dedicat fondurilor destinate plăților către proiecte;

k) se asigură că promotorii de proiecte mențin fie un sistem contabil separat, fie o evidență contabilă adecvată pentru toate tranzacțiile aferente proiectelor, fără a aduce atingere reglementărilor contabile naționale;

l) asigură transparența și disponibilitatea documentelor a căror obligație de prezentare este menționată în cuprinsul regulamentelor de implementare aferente Mecanismului financiar SEE 2009-2014 și Mecanismului financiar norvegian 2009-2014;

m) se asigură că Autoritatea de certificare primește toate informațiile necesare aferente procedurilor și verificărilor efectuate referitoare la cheltuielile supuse certificării;

n) întocmește și transmite rapoartele financiare intermediare, raportul anual al programului, raportul final al programului și rapoartele privind dobânzile acumulate în conformitate cu prevederile regulamentelor de implementare aferente Mecanismului financiar SEE 2009-2014 și Mecanismului financiar norvegian 2009-2014;

o) transmite către Autoritatea de certificare estimările aplicațiilor de plată, pe baza informațiilor provenite de la promotorii de proiecte, necesare îndeplinirii de către Autoritatea de certificare a obligațiilor prevăzute în regulamentele de implementare aferente Mecanismului financiar SEE 2009-2014 și Mecanismului financiar norvegian 2009-2014;

p) asigură furnizarea datelor referitoare la proiecte, atunci când acestea sunt solicitate, și introducerea datelor statistice referitoare la proiecte în vederea menținerii bazei de date de raportare în conformitate cu manualul operatorului de program;

q) răspunde la solicitările Comitetului Mecanismului Financiar pentru Mecanismul financiar SEE 2009-2014, Ministerului Afacerilor Externe norvegian pentru Mecanismul financiar norvegian 2009-2014 și ale punctului național de contact în termenele fixate sau, în cazul în care acestea nu au fost fixate, într-un termen rezonabil de natură a nu prejudicia programul sau proiectele din cadrul programului, furnizând toate documentele și informațiile aferente implementării programului și a proiectelor sale;

r) se asigură, pe baza datelor, informațiilor și stării de fapt prezentate și asumate de promotorii de proiecte, de faptul că aceștia sunt pe deplin angajați și capabili să implementeze proiectele;

s) se asigură că se iau toate măsurile necesare și adecvate pentru prevenirea apariției neregulilor, investigarea cu promptitudine și eficiență a cazurilor de suspiciune de neregulă și constatarea neregulilor pe care le raportează corect și le recuperează, inclusiv prin aplicarea corecțiilor financiare care se impun, potrivit prevederilor legale în vigoare incidente în materie;

t) se asigură că legislația aplicabilă locală, națională și a Uniunii Europene inclusiv, dar nu limitat la legislația privind mediul, achizițiile publice și ajutorul de stat este respectată;

u) se conformează cu orice alte obligații care cad în sarcina sa stipulate în Acordul de program;

v) raportează entității responsabile cu pregătirea și transmiterea rapoartelor de nereguli toate suspiciunile de nereguli, neregulile constatate și măsurile întreprinse pentru recuperarea sumelor afectate de nereguli, precum și recuperarea acestora, conform reglementărilor legale în acest sens.

a) un plan de comunicare aferent programului;

b) cel puțin două activități majore de informare referitoare la progresul programului și al proiectelor sale, de exemplu, un seminar sau o conferință cu părțile interesate, o conferință de presă sau un eveniment de presă;

c) un website dedicat programului realizat în limbile română și engleză, care să conțină informații referitoare la toate cererile de proiecte și toate proiectele finanțate, la relațiile bilaterale dintre statele donatoare și România referitor la programul derulat, date de contact și documente relevante, pentru procesul de informare.

(2) Atribuțiile operatorului de program sunt detaliate în cadrul regulamentelor pentru implementarea Mecanismului financiar SEE 2009-2014 și a Mecanismului financiar norvegian 2009-2014. Atribuțiile operatorului de program se pot delega altei structuri/entități, având în vedere prevederile regulamentelor de implementare a celor două mecanisme financiare, respectiv art. 4.1 "Principii generale privind sistemele de management și control" alin. 2, lit. e).

(1) Acordul de implementare a programului trebuie să conțină cel puțin următoarele:

a) responsabilitățile privind raportările ce permit punctului național de contact să își îndeplinească obligațiile față de Comitetul Mecanismului Financiar sau Ministerul Afacerilor Externe norvegian;

b) obligațiile operatorilor de program de a raporta către Comitetul Mecanismului Financiar pentru Mecanismul financiar SEE 2009-2014 sau Ministerul Afacerilor Externe norvegian pentru Mecanismul financiar norvegian 2009-2014 și Autoritatea de certificare și de a transmite documentele solicitate;

c) valoarea maximă a grantului de program, valoarea și sursa cofinanțării naționale și detalierea bugetului astfel încât să respecte prevederile din regulamentele de implementare aferente Mecanismului financiar SEE 2009-2014 sau, după caz, ale Mecanismului financiar norvegian 2009-2014;

d) eligibilitatea cheltuielilor și fluxul financiar efectiv, astfel cum va fi reglementat prin prevederile legale incidente;

e) prima și ultima dată de eligibilitate a cheltuielilor;

f) procedura de solicitare și aprobare a modificărilor de program;

g) asigurarea accesului solicitat în contextul monitorizării, misiunilor de audit și evaluării;

h) asigurarea că obligațiile referitoare la publicitate sunt respectate;

i) dreptul punctului național de contact de a suspenda plățile și cererile de rambursare ale operatorilor de program, în cazul în care decizia privind astfel de acțiuni este luată de către Comitetul Mecanismului Financiar pentru Mecanismul financiar SEE 2009-2014 și Ministerul Afacerilor Externe norvegian pentru Mecanismul financiar norvegian 2009-2014 sau de către punctul național de contact;

j) prevederea potrivit căreia încetarea Acordului de program poate duce la încetarea Acordului de implementare a programului;

k) referire la parteneriatele de program, dacă este relevant.

(2) Punctul național de contact se asigură că obligațiile operatorilor de program din cadrul acestor acorduri sunt valabile și conforme cu legislația națională.

(3) Propunerea de Acord de implementare a programului este transmisă Comitetului Mecanismului Financiar pentru Mecanismul financiar SEE 2009-2014 și Ministerului Afacerilor Externe Norvegian pentru Mecanismul financiar norvegian 2009-2014 pentru exprimarea unui punct de vedere.

(4) Aspectele referitoare la Acordurile de implementare sunt detaliate în cadrul regulamentelor pentru implementarea Mecanismului financiar SEE 2009-2014 și Mecanismului financiar norvegian 2009-2014.

(1) Comitetele de monitorizare urmăresc progresul implementării Mecanismului financiar SEE 2009-2014 și a Mecanismului financiar norvegian 2009-2014 în conformitate cu următoarele cerințe:

(2) Comitetul de monitorizare este prezidat de către un reprezentant al punctului național de contact. Reprezentanții Comitetului Mecanismului Financiar pentru Mecanismul financiar SEE 2009-2014 și ai Ministerului Afacerilor Externe norvegian pentru Mecanismul financiar norvegian 2009-2014 sunt invitați să participe la reuniunile comitetelor de monitorizare în calitate de observatori.

(3) Atribuțiile și componența comitetelor de monitorizare sunt detaliate în cadrul Regulamentelor pentru implementarea Mecanismului financiar SEE 2009-2014 și a Mecanismului financiar norvegian 2009-2014.

(1) Sarcinile Comitetului de cooperare includ:

(2) Operatorii de program stabilesc aceste comitete, alcătuite din reprezentanții operatorilor și ai partenerilor de program din statele donatoare.

(3) Comitetul de cooperare este prezidat de către un reprezentant al operatorului de program. Reprezentanții Comitetului Mecanismului Financiar pentru Mecanismul financiar SEE 2009-2014, ai Ministerului Afacerilor Externe norvegian pentru Mecanismul financiar norvegian 2009-2014, precum și ai punctului național de contact sunt invitați să participe la reuniunile comitetelor de cooperare în calitate de observatori.