(1) Operatorul de pregătire pentru reutilizare trebuie să elaboreze proceduri administrative interne și documentație, atât în format electronic, cât și fizic, referitoare la demonstrarea respectării obligațiilor legale și de reglementare aplicabile tuturor activităților întreprinse în amplasament.

(2) Operatorul de pregătire pentru reutilizare trebuie să identifice, să mențină și să demonstreze conformitatea cu cerințele referitoare la toate permisele, licențele și excepțiile necesare pentru desfășurarea activității sale, precum și să pună aceste informații la dispoziția părților interesate.

(3) Operatorul de pregătire pentru reutilizare trebuie să îndeplinească toate obligațiile de declarare referitoare la masa EEER sau a componentelor de EEER repuse pe piață, în conformitate cu legislația în vigoare.

(4) Operatorul de pregătire pentru reutilizare trebuie să păstreze toată documentația menționată timp de cel puțin 4 ani și să o pună la dispoziție pentru a face dovada conformității cu acest document.

(5) Documentația generală care trebuie să fie pusă în aplicare, actualizată și păstrată de operatorul de pregătire pentru reutilizare trebuie să includă următoarele informații:

a) înregistrările privind sănătatea, securitatea și supravegherea mediului, inclusiv înregistrările privind mentenanța amplasamentului și întreținerea echipamentelor;

b) înregistrările privind competențele, calificările, experiența, abilitățile și formarea angajaților, precum și instrucțiuni/recomandări privind procesele;

c) documentele care înregistrează DEEE primite și DEEE repartizate pentru procesul de tratare;

d) documentele care înregistrează DEEE supuse încercărilor, inclusiv înregistrările criteriilor de acceptare/de respingere pentru fiecare piesă a DEEE, EEER și componentele de EEER repuse pe piață și sistemul de urmărire utilizat pentru identificarea fiecărei piese unice supuse la încercări;

e) înregistrările care menționează că EEER sau componentele de EEER au fost verificate pentru a se asigura că nu au făcut obiectul unei retrageri de produse;

f) înregistrările referitoare la etalonare și mentenanță pentru toate aparatele de încercare și de cântărire;

g) documentele referitoare la sistemul de sortare și de depozitare utilizat;

h) documentele referitoare la sistemul de protecție electrică utilizat;

i) documentația-suport pentru fiecare parte a EEER sau a componentelor de EEER;

j) documentația privind deșeurile și transferul acestora către alte organizații;

k) documente care înregistrează informațiile detaliate referitoare la toate garanțiile acordate clienților, inclusiv garanțiile legale, și un catalog de echipamente returnate sau credite de garanție.